Un inventario è facile da costruire e difficile da vivere. La parte scomoda non è aggiungere le cose, è ritrovare un oggetto preciso diciotto mesi dopo. Questa guida copre le poche decisioni da cui dipende se ci riuscirai.
Prima di tutto, decidi se una cosa è un oggetto singolo o una quantità. Quasi ogni problema di un inventario diventato illeggibile nasce da un errore su questo punto.
La prova sta in una domanda sola: mi servirà mai sapere quale?
Se sì, ogni pezzo diventa un oggetto a sé. Vale quando hanno numeri di serie diversi, stanno in stanze diverse, si vendono a prezzi diversi, vengono prestati singolarmente o meritano una foto propria. Così puoi seguire cronologia, posizione e valore di ciascuno.
Se no, usa un oggetto con una quantità. Viti, batterie, carta per la stampante, scatoloni. Ti interessa averne quaranta, non sapere quali quaranta. Alzi e abbassi il numero e non pensi mai ai singoli pezzi.
È un compromesso vero, non una risposta giusta, quindi vale la pena sapere a cosa rinunci.
Una via di mezzo utile: se i pezzi sono intercambiabili oggi ma potrebbero non esserlo domani, parti da una quantità. Dividere un oggetto in tanti dopo è più semplice che fonderne trenta in uno.
È il modo più comune in cui un inventario va storto, e succede poco alla volta.
All'inizio dai i nomi in base a cosa sono le cose. Poi aggiungi il materiale per distinguerle. Poi un'abbreviazione, perché i nomi si erano allungati. Nel giro di un mese hai quattro scritture della stessa idea, e nessuna si può filtrare:
Per qualsiasi ricerca sono quattro nomi diversi. Il tipo di cosa va nella categoria, dove si sceglie invece di scriverla, resta sempre uguale, e si può filtrare e sommare. Il nome resta libero di descrivere l'oggetto vero.
Se trenta oggetti si chiamano « Pallina di Natale », il nome ha smesso di funzionare. Da un elenco non capisci quale sia quale, quindi li apri uno per uno. È esattamente il lavoro che un inventario dovrebbe togliere.
Aggiungi quello che cambia davvero. Di solito è una di queste cose:
Se non li distingue niente, è un segnale forte che dovrebbero essere un solo oggetto con una quantità invece di trenta oggetti singoli.
Le abbreviazioni vanno bene. Due abbreviazioni per la stessa parola no. Quando circolano insieme « Diamond Painting », « Diamond P. », « DP » e niente del tutto, nessuna ricerca trova tutto e nessun totale torna.
Se abbrevi qualcosa, abbrevialo sempre allo stesso modo. Meglio ancora, fanne una categoria, così la scegli invece di scriverla.
Se continui a scrivere lo stesso tipo di informazione nei nomi o nelle descrizioni, lì c'è un campo personalizzato che aspetta di nascere. Materiale, misura, lotto, riferimento dello scaffale, chi lo ha fatto, quanto è costato produrlo.
Il vantaggio è che un campo si può cercare, filtrare, ordinare ed esportare. La stessa informazione dentro un nome si trova solo con una ricerca testuale, che pesca anche cose che non intendevi.
Non creare però un campo per qualcosa che esiste già. Prezzo di acquisto, data di acquisto, posizione, quantità, produttore, modello e numero di serie hanno il loro posto. Un campo doppio significa due risposte alla stessa domanda, e prima o poi si contraddicono.
Per tutto ciò che è fatto a mano, decorativo o visivamente riconoscibile, una foto vale più di qualsiasi schema di nomi. Riconosci l'oggetto subito, mentre un nome lo può solo avvicinare. Vale ancora di più quando i pezzi simili sono tanti: un elenco di nomi quasi uguali è faticoso, un elenco di miniature no.
Gli inventari separati servono per cose che non si mescolano mai: casa e lavoro, oppure due immobili. Non sostituiscono le categorie. Se ti ritrovi a spostare oggetti da un inventario all'altro, o a volere un totale su entrambi, probabilmente doveva essere un inventario solo con le categorie.
Prima di aggiungere un gruppo di oggetti, chiediti:
Niente di tutto questo deve essere perfetto dall'inizio. Sistemare cinquanta oggetti è molto più facile che sistemarne cinquecento, quindi qualche minuto prima di un import grosso vale più che dopo.
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