Un inventaire est facile à construire et difficile à vivre. Le pénible n'est pas d'ajouter des choses, c'est de retrouver un objet précis dix-huit mois plus tard. Ce guide couvre les quelques décisions qui déterminent si vous y arriverez.
Avant tout, décidez si une chose est un objet distinct ou une quantité. Presque tous les problèmes d'un inventaire devenu illisible remontent à une erreur sur ce point.
Le test tient en une question : aurai-je un jour besoin de savoir lequel ?
Si oui, chaque exemplaire devient son propre objet. C'est le cas quand ils ont des numéros de série différents, se trouvent dans des pièces différentes, se vendent à des prix différents, sont prêtés séparément ou méritent leur propre photo. Vous suivez alors l'historique, l'emplacement et la valeur de chacun.
Si non, utilisez un objet avec une quantité. Des vis, des piles, du papier, des cartons. Ce qui compte est d'en avoir quarante, pas de savoir lesquels. Vous ajustez le nombre et ne pensez jamais aux unités.
C'est un vrai compromis, pas une bonne réponse, donc autant savoir ce que vous abandonnez.
Un bon compromis : si les objets sont interchangeables aujourd'hui mais ne le seront peut-être plus, commencez par une quantité. Séparer un objet en plusieurs plus tard est plus simple que d'en fusionner trente en un.
C'est la façon la plus courante dont un inventaire dérape, et cela se fait progressivement.
Vous commencez par nommer les choses par ce qu'elles sont. Puis vous ajoutez la matière pour les distinguer. Puis une abréviation, parce que les noms devenaient longs. En un mois, vous avez quatre orthographes de la même idée, et aucune ne peut être filtrée :
Pour une recherche, ce sont quatre noms différents. La catégorie de la chose va dans le champ catégorie, où elle se choisit au lieu de se taper, s'écrit toujours pareil, et peut être filtrée et totalisée. Le nom est alors libre de décrire l'objet réel.
Si trente objets s'appellent « Boule de Noël », le nom a cessé de fonctionner. Dans une liste, impossible de savoir lequel est lequel, donc vous les ouvrez un par un. C'est exactement le travail qu'un inventaire est censé supprimer.
Ajoutez ce qui diffère vraiment. En général, c'est l'un de ceux-ci :
Si rien ne les distingue, c'est un signe fort qu'il devrait s'agir d'un seul objet avec une quantité plutôt que de trente objets distincts.
Les abréviations ne posent pas de problème. Deux abréviations pour le même mot, si. Dès que « Broderie Diamant », « Broderie D. », « BD » et rien du tout circulent tous, aucune recherche ne trouve tout, et aucun total n'est juste.
Si vous abrégez quelque chose, abrégez-le de la même façon chaque fois. Mieux encore, faites-en une catégorie, pour la choisir au lieu de la taper.
Si vous tapez sans cesse le même type d'information dans les noms ou les descriptions, c'est un champ personnalisé qui attend d'exister. Matière, taille, lot, référence d'étagère, qui l'a fabriqué, ce que la fabrication a coûté.
L'avantage, c'est qu'un champ peut être cherché, filtré, trié et exporté. La même information dans un nom ne se trouve que par une recherche textuelle, qui attrape aussi ce que vous ne visiez pas.
En revanche, ne créez pas de champ pour ce qui existe déjà. Prix d'achat, date d'achat, emplacement, quantité, fabricant, modèle et numéro de série ont chacun leur place. Un champ en double, c'est deux réponses à la même question, et un jour elles se contredisent.
Pour tout ce qui est fait main, décoratif ou visuellement distinct, une photo vaut mieux que n'importe quelle convention de nommage. Vous reconnaissez l'objet immédiatement, là où un nom ne fait que l'approcher. C'est encore plus vrai avec beaucoup de pièces semblables : une liste de noms presque identiques est pénible, une liste de vignettes ne l'est pas.
Des inventaires séparés servent aux choses qui ne se mélangent jamais : la maison et l'entreprise, ou deux logements. Ils ne remplacent pas les catégories. Si vous déplacez des objets entre inventaires, ou si vous voulez un total sur les deux, un seul inventaire avec des catégories aurait sans doute été le bon choix.
Avant d'ajouter un lot d'objets, demandez-vous :
Rien de tout cela n'a besoin d'être parfait au départ. Corriger cinquante objets est bien plus facile que cinq cents, donc quelques minutes avant un gros import valent mieux qu'après.
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