Ein Inventar aufzubauen ist leicht, damit zu leben ist schwer. Das Mühsame ist nicht das Erfassen, sondern achtzehn Monate später einen bestimmten Gegenstand wiederzufinden. Dieser Leitfaden behandelt die wenigen Entscheidungen, die darüber bestimmen, ob Ihnen das gelingt.
Legen Sie zuerst fest, ob etwas ein einzelner Gegenstand oder eine Menge ist. Fast jedes Problem in einem unübersichtlichen Inventar geht darauf zurück, dass hier falsch entschieden wurde.
Der Test ist eine einzige Frage: Muss ich jemals wissen, welcher davon?
Wenn ja, bekommt jedes Stück einen eigenen Eintrag. Das gilt, wenn sie unterschiedliche Seriennummern haben, in verschiedenen Räumen liegen, zu verschiedenen Preisen verkauft werden, einzeln verliehen werden oder ein eigenes Foto brauchen. Dann lassen sich Verlauf, Standort und Wert für jedes Stück getrennt verfolgen.
Wenn nein, nehmen Sie einen Eintrag mit einer Menge. Schrauben, Batterien, Druckerpapier, Umzugskartons. Wichtig ist, dass Sie vierzig haben, nicht welche vierzig. Sie erhöhen und verringern die Zahl und denken nie über einzelne Stücke nach.
Das ist eine echte Abwägung und keine Frage von richtig oder falsch, deshalb lohnt es sich zu wissen, was Sie jeweils verlieren.
Ein brauchbarer Mittelweg: Sind die Dinge heute austauschbar, könnten es aber später nicht mehr sein, beginnen Sie mit einer Menge. Einen Eintrag später aufzuteilen ist einfacher, als dreißig zu einem zusammenzuführen.
Das ist der häufigste Weg, auf dem ein Inventar aus dem Ruder läuft, und er verläuft schleichend.
Sie benennen Dinge zunächst danach, was sie sind. Dann kommt das Material dazu, um sie zu unterscheiden. Dann eine Abkürzung, weil die Namen zu lang wurden. Nach einem Monat haben Sie vier Schreibweisen derselben Sache, und nach keiner davon lässt sich filtern:
Für jede Suche sind das vier verschiedene Namen. Die Gattung gehört in die Kategorie, wo sie ausgewählt statt getippt wird, immer gleich geschrieben bleibt und sich filtern und summieren lässt. Der Name ist dann frei, den tatsächlichen Gegenstand zu beschreiben.
Wenn dreißig Einträge „Christbaumkugel" heißen, hat der Name aufgehört zu funktionieren. In einer Liste erkennen Sie nicht, welche welche ist, also öffnen Sie eine nach der anderen. Genau diese Arbeit soll ein Inventar überflüssig machen.
Ergänzen Sie das, was sich tatsächlich unterscheidet. Meist ist es eines davon:
Wenn sich nichts unterscheidet, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass es ein Eintrag mit einer Menge sein sollte statt dreißig einzelne.
Abkürzungen sind in Ordnung. Zwei Abkürzungen für dasselbe Wort nicht. Sobald „Diamond Painting", „Diamond P.", „DP" und gar nichts alle im Umlauf sind, findet keine Suche mehr alles, und keine Auswertung stimmt.
Wenn Sie etwas abkürzen, kürzen Sie es jedes Mal gleich ab. Noch besser: machen Sie eine Kategorie daraus, damit Sie auswählen statt tippen.
Wenn Sie immer wieder dieselbe Art von Information in Namen oder Beschreibungen tippen, wartet dort ein benutzerdefiniertes Feld darauf, angelegt zu werden. Material, Größe, Charge, Regalnummer, wer es gemacht hat, was die Herstellung gekostet hat.
Der Vorteil: Ein Feld lässt sich durchsuchen, filtern, sortieren und exportieren. Dieselbe Information in einem Namen findet nur eine Textsuche, die auch Dinge trifft, die Sie nicht gemeint haben.
Legen Sie aber kein Feld für etwas an, das es schon gibt. Kaufpreis, Kaufdatum, Standort, Menge, Hersteller, Modell und Seriennummer haben eigene Plätze. Ein doppeltes Feld bedeutet zwei Antworten auf dieselbe Frage, und irgendwann widersprechen sie sich.
Bei allem, was handgemacht, dekorativ oder optisch unverwechselbar ist, ist ein Foto mehr wert als jedes Namensschema. Sie erkennen den Gegenstand sofort, während ein Name ihn immer nur annähert. Das gilt besonders bei vielen ähnlichen Stücken: eine Liste fast gleicher Namen ist mühsam, eine Liste mit Vorschaubildern nicht.
Getrennte Inventare sind für Dinge, die sich nie vermischen: privat und geschäftlich, oder zwei Objekte. Sie sind kein Ersatz für Kategorien. Wenn Sie Gegenstände zwischen Inventaren verschieben oder eine Summe über beide bilden möchten, wäre ein Inventar mit Kategorien vermutlich richtig gewesen.
Bevor Sie eine größere Menge erfassen, fragen Sie sich:
Nichts davon muss von Anfang an perfekt sein. Fünfzig Einträge zu korrigieren ist deutlich leichter als fünfhundert, deshalb lohnen sich ein paar Minuten vor einem großen Import statt danach.
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